En el año académico 2008-9 la Universidad distribuyó sobre $234.7M. Esto no incluye becas privadas, legados, jornales subgraduados y graduados, ni exenciones de matrícula a estudiantes graduados concedidas como “in-kind” para proyectos con fondos externos. 64.6% de las ayudas otorgadas ($140.9M) provienen de fondos de Beca Pell para la cual 37,887, aproximadamente 2 de cada 3, estudiantes subgraduados en la UPR son elegibles. 38.1% de todos los estudiantes cualificaron para el máximo de la beca Pell. Se otorgaron 22,508 exenciones promediando $671, para un total de $15.1M. De este total, 6,048 exenciones por $3.75M (25%) son concedidas a empleados o familiares de empleados. Las restantes 16,460 exenciones por $11.4M (75%) fueron por concepto de matrícula de honor, atletas, coro y banda, etc.
Transición a Préstamo Directo
Descripción: Por directriz del Departamento de Educación Federal para el año 2010-2011 todas las instituciones tienen que participar del programa de Préstamos Directos. Durante el presente año fiscal se solicitará la creación de cuentas, se adiestrará al personal y se evaluará la capacidad institucional para administrar el programa. Estado de situación: Se coordinará la implementación durante el año 2009-2010. Se realizarán adiestramientos a nivel de sistema para actualizar los conocimientos del personal. Se coordinará con Finanzas Central para la creación de las cuentas y que provea las instrucciones apropiadas relativas a las conciliaciones mensuales mandatorias. Responsable: Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica.
Política de Uso de Fondo Dotal de la UPR
Descripción: En agosto 2009 el Presidente aprobó y comunicó a los Rectores/as la Política de referencia. La misma se adopta con el propósito de instituir la normativa que regirá el uso y reinversión de cuentas y sub cuentas del Fondo Dotal y establecer criterios uniformes y calendarios de trabajo para el uso de los réditos. Estado de Situación: El Comité de Uso de Fondo Dotal de la UPR publicará la convocatoria, redactará procedimientos y diseñará formularios para las becas Luis Benítez Carle, María T. Sáez. y Raúl e Isabel Gándara. Referencias: 1) Política de Uso del Fondo Dotal. Responsable: Sra. Laura Gómez, Directora Asociada.
Implantación del Proceso de Determinación de Estatus de Matrícula
Descripción: A partir del Primer Semestre 2009-10, la Universidad utiliza determina el estatus de matrícula en base al número total de créditos matriculado por el estudiante sin considerar el concepto de cursos grado y cursos no grado. Estado de Situación: Las unidades están en el proceso de comunicar los cambios a los estudiantes y consejeros académicos. Referencias: 1) Memorando sobre Determinación de Estatus de Matrícula. Responsable: Sra. Laura Gómez, Directora Asociada.
Acuerdo (I) entre UPR y la Administración de Rehabilitación Vocacional (RV)
Descripción: Acuerdo entre la Universidad de Puerto Rico y la Administración de Rehabilitación Vocacional con el fin de coordinar los servicios que ambas agencias ofrecen a los estudiantes con impedimentos. Estado de Situación: En unión con Rehabilitación Vocacional, la Universidad atemperará el procedimiento existente con el acuerdo firmado en agosto de 2009 y enviará copia a los Decanos de Administración en las unidades para su aplicación e identificará la metodología que utilizará para que las unidade confirmen que RV está enviando los pagos dentro de los 90 días estipulados en el acuerdo. Referencias: 1) Acuerdo UPR-Rehabilitación Vocacional 2009. Responsable: Sra. Laura Gómez, Directora Asociada.
Acuerdo (II) entre la UPR y la Administración de Rehabilitación Vocacional (RV)
Descripción: A petición del Departamento de Educación Federal la Administración de Rehabilitación Vocacional propuso a la Universidad un segundo Acuerdo para que ambas agencias compartan los gastos de servicios auxiliares de lectores a no videntes, intérpretes a sordos, anotadores y asistentes personales. Estado de Situación: Los asesores legales de ambas partes están evaluando los términos del acuerdo. Responsable: Sra. Laura Gómez, Directora Asociada.
Proyecto Especial: “Students File Scanning”
Descripción: Digitalización de expedientes de estudiantes que participan en el programa de asistencia económica. Estado de situación: El proyecto está en etapa de diseño. Responsables: Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica, Personal de Oficinas de Sistemas de Información, Personal de Asistencia Económica de las Unidades.
Actualización “Consumer Information” para Estudiantes
Descripción: Desarrollo de producto de información que proveerá descripciones de los programas disponibles de ayuda económica, costos de estudio, formularios para solicitar ayudas, fechas de radicación, personas responsables por la administración y otra información relacionada con los servicios ofrecidos en las Oficinas de Asistencia Económica de las unidades. Esta información se incorporará al portal de información de estudiantes.upr.edu. Estado de situación: El proyecto está en proceso de implantación con fecha meta de diciembre 2009. Responsable: Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica.
Concepto de “One Stop Service Station”
Descripción: El objetivo de este proyecto es propiciar que las operaciones de Admisiones, Asistencia Económica y Registraduría estén ubicadas en una sola área en las unidades. De esta manera los estudiantes pueden obtener los servicios de manera articulada con el potencial de acelerar las transacciones, evitar filas y reducir tiempos de espera. Estado de situación: Se está planificando todo el concepto y desarrollando un diseño de las facilidades necesarias para poder implementar el servicio de acuerdo con las necesidades y particularidades de las unidades. Fecha meta: diciembre 2009. Responsable: Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica.
Adiestramiento Personal
Descripción: Se realizarán dos (2) adiestramientos al personal de las oficinas de asistencia económica en las unidades con el objetivo de mantenerlos al día sobre las mejores prácticas de servicio a los estudiantes y cumplimiento con regulaciones federales. Se realizará una sesión de adiestramiento durante cada semestre. Estado de situación: Estapa de diseño de adiestramientos.Fechas: noviembre de 2009 y marzo de 2010. Responsable: Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica.
Actualización de Tecnología de Sistemas de Información - Módulo de Asistencia Económica
Descripción: El sistema estudiantil de la plataforma OSS incluye un módulo de Asistencia Económica. Actualmente diez de las unidades (todas excepto el RUM) están utilizando este módulo. Estado de situación: El módulo se ubica en la fase de post-producción. El plan operacional para el 2009-2010 se enfocará en fortalecer la transferencia de conocimiento y el apoderamiento de los procesos por parte de la Universidad. Responsables: VPAE (política académica), Sr. Hernán Vazqueztell, Director de Asistencia Económica (Líder Funcional); Profesora Aixa Ramírez (Líder Post-Producción).